Une facture de lunettes a trois lecteurs, et aucun n'est le client. Le premier est l'inspecteur qui vérifiera un jour votre comptabilité. Le deuxième est l'assurance maladie du client, qui cherche des cases précises et rejette si l'une manque. Le troisième est le comptable du client professionnel qui veut passer ses lunettes en charge. Une facture incomplète échoue devant l'un des trois, et c'est toujours vous qu'on rappelle.
Voici ce que la loi impose, ce que le métier ajoute, et comment corriger une facture sans jamais la supprimer.
- 10 ans
- Durée de conservation des factures exigée par le Code général des impôts
- 1 numéro
- Par facture, dans une suite continue, jamais réutilisé
- 2 lignes
- Au minimum : la monture et les verres, jamais additionnés
- 0 rature
- Une facture ne se corrige pas : elle s'annule par un avoir
Les mentions obligatoires
Le Code général des impôts, à son article 145, fixe ce que toute facture doit porter. Pour un magasin d'optique, cela donne :
| Mention | Ce que c'est | Pourquoi on la vérifie |
|---|---|---|
| Identité du vendeur | Nom ou raison sociale, adresse du magasin | Sans elle, la facture n'est rattachable à personne |
| ICE | Identifiant commun de l'entreprise, 15 chiffres | Obligatoire sur toute facture ; l'assurance et le comptable du client le cherchent en premier |
| Identifiant fiscal (IF) | Votre numéro auprès de la DGI | C'est lui qui relie la facture à vos déclarations |
| Taxe professionnelle | Le numéro de patente | Exigé par le Code, souvent oublié sur les en-têtes anciens |
| Registre de commerce | Numéro et tribunal | Le Code de commerce l'impose sur les documents commerciaux |
| Numéro de facture | Une suite continue, chronologique | Un trou ou un doublon dans la suite est la première chose qu'un contrôle relève |
| Date | Le jour de l'émission | Elle doit être postérieure à l'ordonnance pour l'assurance |
| Client | Nom et adresse ; ICE s'il s'agit d'un professionnel | Une facture « client de passage » n'est déductible pour personne |
| Désignation | Chaque article, sa quantité, son prix unitaire hors taxe | « Lunettes » ne décrit rien ; « monture X, verres Y » si |
| TVA | Le taux et le montant, par ligne ou par taux | Le montant de TVA est ce que le client professionnel récupère |
| Totaux | Hors taxe, TVA, toutes taxes comprises | Les trois, dans cet ordre |
| Règlement | Mode de paiement, et sa référence pour un chèque ou un virement | Exigé pour les ventes aux professionnels ; utile pour tous |
Le numéro d'affiliation à la CNSS n'est pas une mention fiscale, mais il figure par usage sur les en-têtes marocains, et certains organismes le demandent : mettez-le.
Ce qu'une facture de lunettes ajoute
La loi ne connaît pas les lunettes. L'assurance du client, si. Pour qu'une facture serve aussi au remboursement, elle porte en plus :
- la monture et les verres sur des lignes distinctes — les deux sont plafonnés séparément, et un seul montant ne peut pas être remboursé ;
- la correction de chaque œil sur la ligne des verres : sphère, cylindre, axe, et addition pour un progressif ;
- le nom du patient quand il n'est pas celui qui paie — l'enfant, et le parent assuré ;
- le médecin prescripteur et la date de l'ordonnance, qui évitent au client de fournir une pièce de plus ;
- la mention « acquittée » avec la date, ou le détail des règlements reçus.
Émettre une facture, dans l'ordre
-
Le numéro suit
Le numéro est le suivant de la suite, sans trou. Une facture annulée garde son numéro et reçoit un avoir ; on ne réutilise jamais un numéro.
-
La date est celle du jour
Pas celle de la commande, pas celle de la livraison prévue : celle où la facture est émise. Pour l'assurance, elle doit suivre celle de l'ordonnance.
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Les lignes disent ce qui a été vendu
Une ligne par article, avec la référence, la quantité et le prix hors taxe. Monture et verres séparés. La correction sur la ligne des verres.
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Les totaux, dans l'ordre
Hors taxe, puis TVA avec son taux, puis toutes taxes comprises. Les trois chiffres, même si le client ne lira que le dernier.
-
Le règlement
Espèces, carte, chèque avec son numéro, virement avec sa référence. Ce qui reste dû, s'il reste quelque chose. C'est aussi ce qui fait de la facture une preuve de paiement pour l'assurance.
-
Le cachet, et une copie
Le cachet du magasin n'est pas une obligation fiscale, mais toute administration le cherche. Gardez une copie de chaque facture : dix ans, c'est la loi, et c'est ce qu'un logiciel fait à votre place.
Se tromper : l'avoir, jamais la gomme
Une facture émise est un document comptable. On ne la modifie pas, on ne la supprime pas, on ne la réimprime pas avec un autre montant. Si elle est fausse — mauvais prix, mauvais client, vente annulée — on émet un avoir : un document numéroté lui aussi, qui annule tout ou partie de la facture et porte sa référence. Puis, s'il le faut, une nouvelle facture, avec un nouveau numéro.
Cela paraît lourd pour une erreur de dix dirhams. C'est pourtant ce qui vous protège : un contrôleur qui trouve une facture réimprimée avec un montant différent ne cherche plus l'erreur, il cherche la fraude.
Une facture qu'on peut corriger est une facture qu'on ne peut pas croire.
La règle que tout comptable applique, et que votre logiciel devrait appliquer pour vous
Puis-je faire une facture au nom de « client de passage » ?
Vous pouvez encaisser un particulier sans facture nominative si un ticket suffit, mais dès qu'il en demande une — et pour des lunettes, il la demande, pour l'assurance — elle porte son nom et son adresse. Pour un professionnel, son ICE en plus, sinon la facture n'est pas déductible.
Le cachet est-il obligatoire ?
Pas pour la validité fiscale de la facture. Mais les organismes d'assurance, les mutuelles et beaucoup d'entreprises refusent une facture sans cachet. Mettez-le systématiquement, la question ne se pose plus.
Quelle différence entre une facture et un reçu ?
La facture est le document de la vente : ce qui a été vendu, à qui, pour combien, avec la TVA. Le reçu est la preuve d'un paiement : tel jour, telle somme, tel mode. Un acompte donne un reçu ; la livraison donne la facture, qui rappelle l'acompte. Les deux sont utiles, ils ne se remplacent pas.
J'ai fait une erreur sur une facture d'hier, que faire ?
Un avoir du montant concerné, qui cite le numéro de la facture, puis une nouvelle facture correcte si la vente a bien lieu. Ne modifiez jamais la facture d'origine, même si le client ne l'a pas encore reçue.
Ce que fait OpticAdmin
Votre identité — ICE, IF, taxe professionnelle, RC, CNSS — se renseigne une fois dans les paramètres et s'imprime sur chaque facture. Les numéros se suivent tout seuls. Monture et verres sont toujours sur des lignes séparées, avec la correction de chaque œil reprise de l'ordonnance. Une facture émise ne se supprime plus : le logiciel propose l'avoir. Et chaque facture reste consultable, autant d'années qu'il faut.