Comment gérer un magasin d'optique avec OpticAdmin

La journée type

Cinq étapes, toujours les mêmes. Tout le reste du logiciel tourne autour d'elles.

Le client

Cherchez-le avant de le créer : trois lettres de son nom suffisent. S'il est déjà venu, sa fiche contient ses anciennes ordonnances et ce qu'il vous doit encore.
La visite

L'ordonnance, les verres, la monture, l'acompte. C'est l'écran central : tout ce qui concerne cette vente y tient.
Le bon et la facture

Ils s'impriment depuis la visite, numérotés, sans rien retaper. Le bon part au laboratoire, la facture reste au client.
La livraison

Quand le labo livre, passez la commande en « Reçu » : le client est prévenu. En « Livré » quand il repart avec — c'est là que le stock est décompté.
L'argent

Chaque règlement se saisit sur la visite. Ce qui reste dû apparaît dans Impayés, les chèques dans Chèques, et le soir la Caisse compare le tiroir à ce qu'il devrait contenir.

Le fichier clients

Comment retrouver un client et savoir où il en est ?

Une fiche par personne, gardée pour de bon. Ses achats, ses ordonnances successives et ce qu'elle vous doit encore s'y rattachent tout seuls.

Cherchez avant de créer: Trois lettres du nom, ou les derniers chiffres du téléphone, et la liste se réduit. Un client créé deux fois, c'est une dette coupée en deux que personne ne voit entière.
La couleur dit quoi faire: Bleu : ses lunettes sont au magasin et personne n'est venu les prendre — appelez-le aujourd'hui. Rouge : il vous doit encore de l'argent. Rien d'autre n'est coloré, pour que ces deux-là se voient.
Les onglets font le tri: Qui vous doit de l'argent, qui doit depuis longtemps, qui n'est jamais venu : des listes prêtes, au lieu de chercher. Le chiffre sur l'onglet dit combien de personnes attendent quelque chose de vous.
Vos anciens clients arrivent avec vous: Un fichier Excel ou CSV suffit. L'écran montre les colonnes attendues avant que vous ne choisissiez un fichier, et les lignes refusées vous reviennent avec leur motif : vous corrigez, vous réimportez.

La visite et l'ordonnance

Comment saisir une vente de lunettes sans rien oublier ?

L'ordonnance, ce que le client emporte, ce qu'il paie et où en est sa commande — au même endroit.

L'ordonnance suit le produit: Des verres ouvrent la vision de loin ; des lentilles ouvrent la grille lentilles ; une monture seule n'ouvre rien. Vous ne remplissez que ce que la vente demande.
Ne ressaisissez pas ce que vous avez déjà: Pour un client déjà venu, un bouton reprend ses mesures précédentes : vous ne corrigez que ce qui a changé. Quand les deux yeux sont identiques, « Copier OD → OG » fait le reste.
Un devis n'est pas une vente: Un devis écrit un prix daté, valable un mois, qui ne touche ni votre chiffre d'affaires ni votre stock. Le jour où le client dit oui, un clic en fait une vente — datée de ce jour-là, avec son propre numéro.
La fiche se lit, elle ne se remplit pas: Après la création, on ne revient pas dans le formulaire pour changer une ligne. Chaque geste a son bouton — encaisser, marquer reçu, marquer livré — parce que ces trois-là sont l'essentiel des retours sur une visite.

Les papiers : bon, facture, reçu

Quels documents un opticien imprime-t-il, et pour qui ?

Tout s'imprime depuis la visite, sans rien retaper. Chaque papier a son destinataire, et un seul prend un numéro dans la suite comptable.

Trois papiers, trois destinataires: Le mini bon accompagne la monture à l'atelier. Le bon de commande part au laboratoire avec la correction et les prix convenus. La facture est pour le client, et c'est elle seule qui prend un numéro dans la suite comptable.
Un reçu par règlement: L'acompte a le sien, le solde a le sien. Le client repart avec la preuve de ce qu'il a payé ce jour-là, et vous avec la trace de qui l'a encaissé.
L'avoir plutôt que la suppression: Une facture émise ne se supprime pas — c'est la loi, et c'est aussi ce qui garde vos chiffres justes. Un retour ou une erreur se corrige par un avoir, numéroté lui aussi.
Votre identité en en-tête: ICE, IF, RC, CNSS, patente : renseignés une fois dans les paramètres, ils figurent sur chaque facture. Une facture sans ICE est une facture que votre client ne pourra pas passer en charge.

La commande au laboratoire et la livraison

Comment suivre les lunettes entre le labo et le client ?

Une commande passe par quatre états : en attente, commandée, reçue, livrée. Deux d'entre eux déclenchent quelque chose.

« Reçu » prévient le client: Quand le laboratoire livre, passez la commande en Reçu : le client apparaît dans « À retirer », en bleu, et vous pouvez lui écrire d'un clic que ses lunettes sont prêtes.
« Livré » décompte le stock: La monture quitte l'étagère quand le client repart avec, pas quand vous la saisissez. Une commande encore au laboratoire n'a rien retiré de vos rayons.
Qui attend depuis trop longtemps: Le tableau de bord vous montre les lunettes prêtes que personne n'est venu chercher. Un client relancé à temps est un client qui paie son solde ; un client oublié est un impayé.

Les règlements, les impayés et les chèques

Comment savoir qui vous doit combien, et depuis quand ?

Les règlements s'ajoutent, rien ne s'efface. Le reste à payer est toujours la somme de ce qui a été encaissé — c'est ce qui rend le chiffre fiable.

Un acompte, puis le solde: Deux lignes, jamais une ligne corrigée. Espèces, carte, chèque ou virement : chaque règlement dit comment il a été reçu, et c'est ce qui permet à la caisse du soir de ne compter que les espèces.
Les impayés, avec leur âge: L'onglet « Avec dette » montre qui doit, et « Dette ancienne » qui doit depuis plus de deux mois. Sous le montant, depuis combien de temps et sur combien de visites. Vous encaissez depuis la liste, sans ouvrir la fiche.
Un chèque a besoin de sa date: Renseignez la date d'encaissement convenue avec le client. C'est elle qui déclenche le rappel le matin où il faut le porter à la banque — sans elle, il dort dans le tiroir.
Un chèque qui revient: Un chèque sans provision s'annule d'un clic : la somme repasse en impayé sur la visite du client, et rien n'est effacé de l'historique. Vous voyez toujours qu'il avait été remis, et quand.

La caisse du soir

Comment vérifier la caisse d'un magasin d'optique chaque soir ?

Vous comptez le tiroir, le logiciel dit ce qu'il devrait contenir, et l'écart se voit tout de suite — pas à la fin du mois, quand plus personne ne se souvient de l'après-midi.

Les espèces seulement: Chèques et cartes sont affichés pour mémoire, mais ils n'entrent jamais dans le calcul : ils ne passent pas par le tiroir. Les y mêler rendrait l'écart faux tous les soirs.
Notez ce qui est sorti: Un taxi, un achat rapide, un fournisseur payé en liquide : sans « sorties d'espèces », cela ressemble exactement à un manque, et quelqu'un finit par en être soupçonné. Un labo réglé en espèces depuis sa facture est déduit tout seul.
Un écart expliqué: Un écart avec un commentaire est une information ; un écart sans explication est un problème. Le champ est là pour ça.
Clôturer n'enferme rien: Un client qui revient régler à sept heures, ça arrive. Vous pouvez rouvrir la journée — la réouverture est simplement enregistrée à votre nom.

Le stock de montures

Comment savoir quelles montures recommander avant la rupture ?

Chaque monture vendue quitte l'étagère toute seule. Le reste — le seuil, le rappel, la commande — est à vous de décider, article par article.

Un seuil par article, si vous voulez: Donnez un seuil de réapprovisionnement aux modèles qui comptent ; les autres n'alerteront jamais. Sous le seuil, un badge sur Articles et une ligne sur le tableau de bord.
Le rappel du matin lit comme un bon de commande: Les articles en rupture ou sous le seuil vous arrivent groupés par fournisseur, prêts à être commandés.
Une monture tapée à la main ne sort de rien: Si vous écrivez le nom d'une monture au lieu de la choisir dans le catalogue, le stock ne bouge pas — et le formulaire vous le dit sur la ligne. Un stock juste vaut mieux qu'une alerte sur un stock faux.

Les tarifs verres

Comment faire remplir les prix des verres automatiquement ?

Ce que vous achetez vos verres et ce que vous les vendez. C'est cette liste qui remplit les prix toute seule quand vous saisissez une visite.

Le catalogue de départ: « Installer un catalogue » charge les gammes vendues au Maroc — Essilor, Hoya, Zeiss, Nikon, Indo — pour ne pas taper cinq cents lignes à la main.
Il arrive sans prix, et c'est voulu: Votre prix d'achat, c'est ce que vous avez négocié avec votre labo ; votre prix de vente, c'est votre décision. Vous donner ceux d'un autre magasin serait faux deux fois.
Le filtre « à tarifer »: Il montre les lignes qui n'ont pas encore de prix de vente : une courte liste de travail, plutôt qu'un verre qui sort à zéro dirham un jour de rush. La liste s'importe et s'exporte en Excel.

Les fournisseurs et leurs factures

Comment suivre ce que vous devez à vos laboratoires ?

Le même registre que pour vos clients, dans l'autre sens : leurs factures, vos règlements, et ce qui reste dû — par fournisseur et en tout.

Un règlement, plusieurs factures: Vous réglez un montant ; il se répartit sur les factures ouvertes, la plus ancienne d'abord. Un chèque qui couvre quatre factures reste un seul chèque dans vos écritures.
Les chèques que vous avez donnés: Un chèque ou une traite remis à un labo porte sa date d'échéance. Il apparaît au-dessus de vos chèques clients et dans le rappel du matin : vous savez ce qui va sortir de la banque avant que ça sorte.
Le relevé, à imprimer: Chaque fournisseur a son relevé : factures, règlements, solde. Quand le labo et vous n'êtes pas d'accord sur un chiffre, c'est ce papier qui tranche.

L'équipe : qui voit quoi

Comment donner un accès à un employé sans lui montrer les chiffres ?

Deux rôles. Le responsable voit tout ; un agent voit ce qu'il faut pour tenir le comptoir — clients, visites, règlements, chèques — et rien des chiffres ni des comptes.

Un compte par personne: Chacun se connecte avec son propre accès, et chaque saisie porte son nom. Un mot de passe partagé, c'est une histoire que personne ne peut raconter le jour où il manque de l'argent.
Ce qu'un agent ne voit pas: Les prix d'achat et les marges, les factures fournisseurs, le chiffre d'affaires, les paramètres. Il prend une vente et la facture en entier ; il ne voit pas ce qu'elle vous rapporte.
Supprimer : sa propre saisie, le jour même: Un agent peut retirer ce qu'il vient d'entrer par erreur, dans les vingt-quatre heures. Au-delà, ou pour ce qu'un autre a saisi, c'est au responsable. Une visite facturée ne se supprime pour personne — on passe un avoir.
Le journal et la paie: Le journal d'activité garde qui a fait quoi, et quand. La paie tient les salaires et les avances de chaque employé, en lignes qui s'ajoutent, comme le reste.

Les rappels et les messages

Comment ne rien oublier, et prévenir les clients sans les appeler ?

Le logiciel vous prévient le matin, seulement les jours où il y a quelque chose à faire ; et il écrit aux clients à votre place, quand vous le décidez.

Un e-mail le matin venu: Les chèques à porter à la banque, les montures à recommander, l'abonnement qui arrive à échéance : une liste par sujet, et rien les jours calmes.
SMS et WhatsApp aux clients: « Vos lunettes sont prêtes » part en SMS ou WhatsApp quand vous passez la commande en Reçu, avec le nom du client déjà rempli. Pour le reste — un rappel d'impayé, une question — son numéro ouvre WhatsApp d'un clic. Un client qui a demandé à ne plus être écrit ne l'est plus.
Vous choisissez où chaque avis vous arrive: Dans Paramètres → Notifications : dans la cloche, sur le navigateur ou par e-mail, avis par avis. Ce sur quoi on agit en travaillant va dans la cloche ; ce qui doit vous joindre ailleurs part par e-mail.

Les paramètres du magasin

Que régler le premier jour ?

Une demi-heure au début, et vous n'y revenez presque plus.

L'identité, d'abord: Le nom du magasin, l'adresse, le téléphone, l'ICE, l'IF, le RC, la CNSS et la patente. Tout cela s'imprime sur vos documents ; un champ vide est un trou sur chaque facture.
Deux langues, deux réglages: Le globe dans l'en-tête change la langue de l'écran, pour cet appareil. La langue de votre profil décide celle de vos e-mails. Un responsable peut lire l'écran en français au comptoir et recevoir ses rappels en arabe.
Les médecins prescripteurs: La liste des ophtalmologues qui vous envoient des clients. Elle se remplit au fil des ordonnances, et le nom du médecin figure sur le bon de commande, où le laboratoire l'attend.

Vos données

Où sont mes données, et sont-elles à moi ?

Elles sont à vous. Elles sont sauvegardées chaque nuit, rien n'y est jamais effacé, et vous pouvez les emporter quand vous voulez.

Rien ne se supprime vraiment: Un client ou une visite retirés sont archivés : vos chiffres restent justes, et tout peut être restauré depuis la corbeille.
Sauvegardé chaque nuit: Une copie de votre magasin est prise toutes les nuits, automatiquement. Vous n'avez rien à faire, et rien à installer.
Exportez quand vous voulez: Vos clients et vos tarifs s'exportent en Excel, les chiffres du mois partent au comptable depuis « Export comptable », et « Mes données » prépare un fichier complet de tout ce que vous avez saisi. Le jour où vous partez, vous partez avec.

Les cinq choses qui surprennent

Rien de compliqué, mais ce sont celles qui font poser une question la deuxième semaine.

Un devis n'est pas une vente: Il ne compte ni dans votre chiffre d'affaires ni dans votre stock, et il porte sa propre numérotation. Il le devient d'un clic, le jour où le client accepte.
Le stock part à la livraison: Pas à la saisie. Une commande encore au laboratoire n'a rien retiré de vos étagères.
La caisse ne compte que les espèces: Chèques et cartes sont affichés, mais ils ne passent pas par le tiroir : les compter fausserait l'écart tous les soirs.
Un chèque a besoin de sa date: C'est elle qui déclenche le rappel le matin où il faut le porter à la banque. Sans elle, il dort dans le tiroir.
Rien ne se supprime vraiment: Un client ou une visite retirés sont archivés : vos chiffres restent justes, et tout peut être restauré.

Deux raccourcis

/ aller à la recherche, de n'importe où
Ctrl + S enregistrer une visite

Questions fréquentes

Celles qu'on nous pose la deuxième semaine, une fois le magasin dedans.

Comment corriger une facture déjà imprimée ?

On ne la modifie pas et on ne la supprime pas : on émet un avoir, qui l'annule en tout ou en partie, puis une nouvelle facture si besoin. Les deux sont numérotés, et votre comptable retrouve la suite complète.

Le client a payé en plusieurs fois, comment le saisir ?

Chaque règlement s'ajoute sur la visite avec sa date et son mode : un acompte en espèces le jour de la commande, le solde par chèque à la livraison. Le reste à payer se recalcule tout seul, et chaque règlement a son reçu.

Que faire d'un chèque sans provision ?

Ouvrez le chèque et marquez-le rejeté. La somme redevient due sur la visite du client, qui repasse en rouge dans la liste, et le chèque reste dans l'historique avec sa date de rejet.

Pourquoi mon stock ne baisse-t-il pas après une vente ?

Parce que la commande n'est pas encore livrée, ou parce que la monture a été tapée à la main au lieu d'être choisie dans le catalogue. Passez la commande en « Livré », et choisissez toujours la monture dans la liste pour qu'elle sorte du stock.

Comment donner un accès à un employé sans lui montrer les chiffres ?

Créez-lui un compte avec le rôle agent. Il saisit clients, visites, règlements et chèques, imprime bons et factures, et ne voit ni les prix d'achat, ni les marges, ni le chiffre d'affaires, ni les paramètres.

Comment reprendre mes clients depuis mon ancien logiciel ou mon fichier Excel ?

Exportez-les en Excel ou CSV, ouvrez Clients → Importer : l'écran affiche les colonnes attendues et un modèle à télécharger. Les lignes refusées vous reviennent dans un fichier avec leur motif, à corriger et réimporter.

Le logiciel fonctionne-t-il sur téléphone ?

Oui, dans le navigateur, sans rien installer. La fiche de visite et l'ordonnance se lisent sur un écran de téléphone ; la saisie d'une journée entière est plus confortable sur un ordinateur ou une tablette.

Comment ça marche