كيف تسيّر محل نظارات مع OpticAdmin

اليوم النموذجي

خمس خطوات، هي نفسها دائماً. كل ما تبقى في البرنامج يدور حولها.

الزبون

ابحث عنه قبل أن تنشئه: ثلاثة أحرف من اسمه تكفي. إن كان قد جاء من قبل، فبطاقته تحتوي على وصفاته القديمة وما يدين به لك بعد.
الزيارة

الوصفة والعدسات والإطار والعربون. هذه الشاشة المركزية: كل ما يتعلق بهذه المبيعة فيها.
الإذن والفاتورة

تُطبعان من الزيارة، مرقّمتين، دون إعادة كتابة أي شيء. يذهب الإذن إلى المختبر وتبقى الفاتورة للزبون.
التسليم

حين يسلّم المختبر، انقل الطلبية إلى «مستلَمة»: يُخطَر الزبون. ثم إلى «مسلَّمة» حين يغادر بها، وعندها يُخصم المخزون.
المال

كل دفعة تُدخل في الزيارة. ما بقي مستحقاً يظهر في غير المدفوع، والشيكات في الشيكات، وفي المساء يقارن الصندوق الدرج بما ينبغي أن يحتويه.

ملف الزبناء

كيف أجد زبوناً وأعرف أين وصل؟

بطاقة لكل شخص، تُحفظ إلى الأبد. مشترياته ووصفاته المتعاقبة وما بقي عليه تلتصق بها من تلقاء نفسها.

ابحث قبل أن تنشئ: ثلاثة أحرف من الاسم، أو آخر أرقام الهاتف، وتضيق اللائحة. الزبون الذي أُنشئ مرتين دَين مقسوم إلى نصفين لا يراه أحد كاملاً.
اللون يقول ما عليك فعله: أزرق: نظاراته في المحل ولم يأتِ أحد لأخذها، فاتصل به اليوم. أحمر: ما زال يدين لك بمال. لا شيء آخر ملوّن، حتى يظهر هذان.
الألسنة تفرز عنك: من يدين لك، ومن يدين منذ مدة طويلة، ومن لم يأتِ قط: لوائح جاهزة بدل البحث. الرقم على اللسان يقول كم شخصاً ينتظر منك شيئاً.
زبناؤك القدامى يأتون معك: ملف Excel أو CSV يكفي. تعرض الشاشة الأعمدة المنتظرة قبل أن تختار ملفاً، والأسطر المرفوضة تعود إليك مع سببها: تصحّح وتعيد الاستيراد.

الزيارة والوصفة

كيف أسجّل بيع نظارات دون أن أنسى شيئاً؟

الوصفة، وما يأخذه الزبون، وما يدفعه، وأين وصلت طلبيته، في مكان واحد.

الوصفة تتبع المنتج: العدسات تفتح الرؤية البعيدة؛ العدسات اللاصقة تفتح جدولها؛ الإطار وحده لا يفتح شيئاً. لا تملأ إلا ما تطلبه المبيعة.
لا تعد كتابة ما عندك: للزبون الذي جاء من قبل، زر واحد يستعيد قياساته السابقة: لا تصحّح إلا ما تغيّر. وحين تتطابق العينان، «نسخ اليمنى إلى اليسرى» يتكفل بالباقي.
عرض السعر ليس مبيعة: عرض السعر يكتب ثمناً مؤرَّخاً صالحاً لشهر، لا يمسّ رقم معاملاتك ولا مخزونك. يوم يقول الزبون نعم، نقرة واحدة تجعله مبيعة، بتاريخ ذلك اليوم ورقمها الخاص.
البطاقة تُقرأ ولا تُملأ: بعد الإنشاء لا نعود إلى الاستمارة لتغيير سطر. لكل حركة زرّها: تحصيل، وضع «مستلَمة»، وضع «مسلَّمة»، لأن هذه الثلاث هي جلّ ما يحدث لزيارة بعد ذلك.

الأوراق: الإذن والفاتورة والوصل

ما الوثائق التي يطبعها النظاراتي، ولمن؟

كل شيء يُطبع من الزيارة دون إعادة كتابة. لكل ورقة مرسَل إليه، وواحدة فقط تأخذ رقماً في التسلسل المحاسبي.

ثلاث أوراق، ثلاثة مرسَل إليهم: الإذن الصغير يرافق الإطار إلى الورشة. إذن الطلب يذهب إلى المختبر مع التصحيح والأثمنة المتفق عليها. الفاتورة للزبون، وهي وحدها التي تأخذ رقماً في التسلسل المحاسبي.
وصل لكل دفعة: للعربون وصله وللباقي وصله. يغادر الزبون بدليل ما دفعه ذلك اليوم، وتبقى لك أثر من حصّله.
إشعار دائن بدل الحذف: الفاتورة الصادرة لا تُحذف أبداً، هكذا يقول القانون، وهذا أيضاً ما يبقي أرقامك صحيحة. الإرجاع أو الخطأ يُصحَّح بإشعار دائن، مرقّم هو الآخر.
هويتك في الرأس: ICE وIF وRC وCNSS والباتنتا: تُدخل مرة واحدة في الإعدادات وتظهر على كل فاتورة. فاتورة بلا ICE فاتورة لن يستطيع زبونك تمريرها كمصروف.

الطلبية عند المختبر والتسليم

كيف أتابع النظارات بين المختبر والزبون؟

تمر الطلبية بأربع حالات: في الانتظار، مطلوبة، مستلَمة، مسلَّمة. اثنتان منها تُحرّكان شيئاً.

«مستلَمة» تُخطر الزبون: حين يسلّم المختبر، انقل الطلبية إلى مستلَمة: يظهر الزبون في «للاستلام» بالأزرق، وبنقرة واحدة تكتب له أن نظاراته جاهزة.
«مسلَّمة» تخصم المخزون: يغادر الإطار الرف حين يغادر الزبون به، لا حين تدخله. الطلبية التي ما زالت في المختبر لم تأخذ شيئاً من رفوفك.
من ينتظر منذ مدة طويلة: تعرض لك لوحة القيادة النظارات الجاهزة التي لم يأتِ أحد لأخذها. الزبون الذي يُذكَّر في وقته يدفع الباقي؛ الزبون المنسي دَين.

الدفعات والديون والشيكات

كيف أعرف من يدين لي وبكم، ومنذ متى؟

الدفعات تُضاف ولا شيء يُمحى. الباقي المستحق هو دائماً مجموع ما حُصِّل، وهذا ما يجعل الرقم موثوقاً.

عربون ثم الباقي: سطران، لا سطر مصحَّح أبداً. نقداً أو بالبطاقة أو بالشيك أو بالتحويل: كل دفعة تقول كيف وصلت، وهذا ما يسمح لصندوق المساء بأن يعدّ النقد وحده.
الديون مع عمرها: لسان «عليه دين» يعرض من يدين، و«دين قديم» من يدين منذ أكثر من شهرين. تحت المبلغ: منذ متى وعلى كم زيارة. تحصّل من اللائحة دون فتح البطاقة.
الشيك يحتاج إلى تاريخه: أدخل تاريخ الصرف المتفق عليه مع الزبون. هو الذي يطلق التذكير في صباح اليوم الذي يجب فيه حمله إلى البنك، وبدونه ينام في الدرج.
شيك يرتد: الشيك بلا رصيد يُلغى بنقرة: يعود المبلغ مستحقاً على زيارة الزبون، ولا يُمحى شيء من التاريخ. ترى دائماً أنه سُلِّم، ومتى.

صندوق المساء

كيف أراجع صندوق محل النظارات كل مساء؟

تعدّ الدرج، ويقول البرنامج ما ينبغي أن يحتويه، ويظهر الفرق فوراً، لا في آخر الشهر حين لا يتذكر أحد ما جرى بعد الظهر.

النقد وحده: الشيكات والبطاقات تُعرض للتذكير لكنها لا تدخل الحساب أبداً: فهي لا تمر عبر الدرج. خلطها به كان سيجعل الفرق خاطئاً كل مساء.
سجّل ما خرج: طاكسي، شراء سريع، مورّد دُفع له نقداً: بدون «مصاريف نقدية» يبدو هذا تماماً كنقص، وينتهي الأمر باتهام أحدهم. المختبر الذي دُفع له نقداً من فاتورته يُخصم من تلقاء نفسه.
فرق مع تفسير: الفرق مع تعليق معلومة؛ الفرق بلا تفسير مشكلة. الحقل موجود لذلك.
الإغلاق لا يقفل شيئاً: زبون يعود ليدفع في السابعة مساءً، هذا يحدث. يمكنك إعادة فتح اليوم، وإعادة الفتح تُسجَّل ببساطة باسمك.

مخزون الإطارات

كيف أعرف أي الإطارات أعيد طلبها قبل نفادها؟

كل إطار يُباع يغادر الرف من تلقاء نفسه. الباقي، أي العتبة والتذكير والطلب، قرارك أنت، مادة بمادة.

عتبة لكل مادة، إن شئت: أعطِ عتبة إعادة الطلب للموديلات التي تهمّ؛ الباقي لن ينبّه أبداً. تحت العتبة، شارة على المواد وسطر على لوحة القيادة.
تذكير الصباح يُقرأ كطلبية شراء: المواد النافدة أو التي تحت العتبة تصلك مجمَّعة حسب المورّد، جاهزة للطلب.
الإطار المكتوب باليد لا يخرج من شيء: إن كتبت اسم إطار بدل اختياره من الكتالوج، لا يتحرك المخزون، والاستمارة تقول لك ذلك على السطر. مخزون صحيح خير من تنبيه عن مخزون خاطئ.

أسعار العدسات

كيف تُملأ أثمنة العدسات تلقائياً؟

بكم تشتري عدساتك وبكم تبيعها. هذه اللائحة هي التي تملأ الأثمنة وحدها حين تُدخل زيارة.

كتالوج البداية: «تثبيت كتالوج» يحمّل التشكيلات المباعة في المغرب، Essilor وHoya وZeiss وNikon وIndo، حتى لا تكتب خمسمائة سطر بيدك.
يصل بلا أثمنة، وهذا مقصود: ثمن شرائك هو ما تفاوضت عليه مع مختبرك؛ وثمن بيعك قرارك أنت. إعطاؤك أثمنة محل آخر كان سيكون خطأ مرتين.
مرشّح «للتسعير»: يعرض الأسطر التي لا ثمن بيع لها بعد: لائحة عمل قصيرة، بدل عدسة تخرج بصفر درهم في يوم ازدحام. اللائحة تُستورد وتُصدَّر بصيغة Excel.

المورّدون وفواتيرهم

كيف أتابع ما أدين به لمختبراتي؟

السجل نفسه الذي لزبنائك، في الاتجاه المعاكس: فواتيرهم ودفعاتك وما بقي مستحقاً، لكل مورّد وفي المجموع.

دفعة واحدة، عدة فواتير: تدفع مبلغاً؛ فيتوزع على الفواتير المفتوحة، الأقدم أولاً. الشيك الذي يغطي أربع فواتير يبقى شيكاً واحداً في دفاترك.
الشيكات التي أعطيتَها: الشيك أو الكمبيالة المسلَّمة لمختبر تحمل تاريخ استحقاقها. تظهر فوق شيكات زبنائك وفي تذكير الصباح: تعرف ما سيخرج من البنك قبل أن يخرج.
كشف الحساب، للطباعة: لكل مورّد كشف حسابه: الفواتير والدفعات والرصيد. حين تختلف أنت والمختبر على رقم، هذه الورقة هي التي تفصل.

الفريق: من يرى ماذا

كيف أعطي موظفاً حق الدخول دون أن أريه الأرقام؟

دوران. المسؤول يرى كل شيء؛ والعون يرى ما يلزم لتسيير الكونطوار، أي الزبناء والزيارات والدفعات والشيكات، ولا شيء من الأرقام ولا الحسابات.

حساب لكل شخص: كلٌّ يدخل بحسابه الخاص، وكل إدخال يحمل اسمه. كلمة السر المشتركة حكاية لا يستطيع أحد روايتها يوم ينقص المال.
ما لا يراه العون: أثمنة الشراء والهوامش، فواتير المورّدين، رقم المعاملات، الإعدادات. يأخذ المبيعة ويفوترها كاملة؛ ولا يرى ما تُدرّه عليك.
الحذف: إدخاله هو، في اليوم نفسه: يستطيع العون سحب ما أدخله للتو بالخطأ، خلال أربع وعشرين ساعة. بعدها، أو لما أدخله غيره، الأمر للمسؤول. الزيارة المفوترة لا يحذفها أحد، بل يُحرَّر إشعار دائن.
السجل والأجور: سجل النشاط يحفظ من فعل ماذا ومتى. والأجور تمسك راتب كل موظف وتسبيقاته، في أسطر تُضاف كما في كل شيء آخر.

التذكيرات والرسائل

كيف لا أنسى شيئاً، وأُخبر الزبناء دون الاتصال بهم؟

ينبّهك البرنامج في الصباح، فقط في الأيام التي فيها ما يُفعل؛ ويكتب للزبناء نيابة عنك، حين تقرر أنت.

بريد إلكتروني مع الصباح: الشيكات التي تُحمل إلى البنك، والإطارات التي تُعاد طلبها، والاشتراك الذي يقترب أجله: لائحة لكل موضوع، ولا شيء في الأيام الهادئة.
رسائل SMS وواتساب للزبناء: «نظاراتك جاهزة» تنطلق برسالة SMS أو واتساب حين تنقل الطلبية إلى مستلَمة، واسم الزبون مملوء سلفاً. وللباقي، تذكير بدين أو سؤال، رقمه يفتح واتساب بنقرة. والزبون الذي طلب ألا يُكتب له لا يُكتب له بعد ذلك.
تختار أين يصلك كل إشعار: في الإعدادات ← الإشعارات: في الجرس، أو في المتصفح، أو بالبريد الإلكتروني، إشعاراً بإشعار. ما تتصرف فيه وأنت تعمل يذهب إلى الجرس؛ وما يجب أن يبلغك في مكان آخر يُرسل بالبريد.

إعدادات المحل

ما الذي أضبطه في اليوم الأول؟

نصف ساعة في البداية، ثم لا تكاد تعود إليها.

الهوية أولاً: اسم المحل والعنوان والهاتف وICE وIF وRC وCNSS والباتنتا. كل هذا يُطبع على وثائقك؛ والحقل الفارغ ثقب في كل فاتورة.
لغتان، ضبطان: الكرة الأرضية في الرأس تغيّر لغة الشاشة، لهذا الجهاز. ولغة ملفك الشخصي تقرر لغة رسائلك الإلكترونية. يستطيع المسؤول أن يقرأ الشاشة بالفرنسية على الكونطوار ويتلقى تذكيراته بالعربية.
الأطباء الواصفون: لائحة أطباء العيون الذين يرسلون لك زبناء. تمتلئ مع توالي الوصفات، ويظهر اسم الطبيب على إذن الطلب حيث ينتظره المختبر.

بياناتك

أين بياناتي، وهل هي ملكي؟

هي ملكك. تُحفظ نسخة منها كل ليلة، ولا يُمحى منها شيء أبداً، وتستطيع أخذها معك متى شئت.

لا شيء يُحذف فعلاً: الزبون أو الزيارة المحذوفان يُؤرشفان: تبقى أرقامك صحيحة، ويمكن استرجاع كل شيء من سلة المحذوفات.
نسخة احتياطية كل ليلة: تُؤخذ نسخة من محلك كل ليلة تلقائياً. لا شيء عليك فعله، ولا شيء تثبّته.
صدِّر متى شئت: الزبناء والأسعار يُصدَّرون بصيغة Excel، وأرقام الشهر تذهب إلى المحاسب من «التصدير المحاسبي»، و«بياناتي» تُعدّ ملفاً كاملاً بكل ما أدخلته. يوم تغادر، تغادر بها.

الأمور الخمسة التي تُفاجئ

لا شيء معقد، لكنها تلك التي تدفع إلى طرح سؤال في الأسبوع الثاني.

عرض السعر ليس مبيعة: لا يُحسب في رقم معاملاتك ولا في مخزونك، وله ترقيمه الخاص. يصبح مبيعة بنقرة واحدة يوم يقبل الزبون.
المخزون يخرج عند التسليم: لا عند الإدخال. الطلبية التي ما زالت في المختبر لم تأخذ شيئاً من رفوفك.
الصندوق لا يحسب إلا النقد: الشيكات والبطاقات تُعرض لكنها لا تمر عبر الدرج: حسابها كان سيشوّه الفرق كل مساء.
الشيك يحتاج إلى تاريخه: هو الذي يطلق التذكير في صباح اليوم الذي يجب فيه حمله إلى البنك. بدونه ينام في الدرج.
لا شيء يُحذف فعلاً: الزبون أو الزيارة المحذوفان يُؤرشفان: تبقى أرقامك صحيحة ويمكن استرجاع كل شيء.

اختصاران

/ الذهاب إلى البحث من أي مكان
Ctrl + S حفظ زيارة

أسئلة متكررة

تلك التي تُطرح علينا في الأسبوع الثاني، بعدما يدخل المحل.

كيف أصحّح فاتورة طُبعت من قبل؟

لا تُعدَّل ولا تُحذف: تحرّر إشعاراً دائناً يلغيها كلياً أو جزئياً، ثم فاتورة جديدة عند الحاجة. كلاهما مرقّم، ويجد محاسبك التسلسل كاملاً.

دفع الزبون على مرات، كيف أدخل ذلك؟

كل دفعة تُضاف في الزيارة بتاريخها وطريقتها: عربون نقدي يوم الطلب، والباقي بشيك عند التسليم. الباقي المستحق يُحسب من جديد وحده، ولكل دفعة وصلها.

ماذا أفعل بشيك بلا رصيد؟

افتح الشيك وضع عليه «مرتدّ». يعود المبلغ مستحقاً على زيارة الزبون التي تعود حمراء في اللائحة، ويبقى الشيك في التاريخ مع تاريخ ارتداده.

لماذا لا ينقص مخزوني بعد البيع؟

لأن الطلبية لم تُسلَّم بعد، أو لأن الإطار كُتب باليد بدل اختياره من الكتالوج. انقل الطلبية إلى «مسلَّمة»، واختر الإطار دائماً من اللائحة حتى يخرج من المخزون.

كيف أعطي موظفاً حق الدخول دون أن أريه الأرقام؟

أنشئ له حساباً بدور عون. يُدخل الزبناء والزيارات والدفعات والشيكات، ويطبع الأذون والفواتير، ولا يرى أثمنة الشراء ولا الهوامش ولا رقم المعاملات ولا الإعدادات.

كيف أنقل زبنائي من برنامجي القديم أو من ملف Excel؟

صدِّرهم بصيغة Excel أو CSV، وافتح الزبناء ← استيراد: تعرض الشاشة الأعمدة المنتظرة ونموذجاً للتحميل. الأسطر المرفوضة تعود إليك في ملف مع سببها، لتصحيحها وإعادة استيرادها.

هل يعمل البرنامج على الهاتف؟

نعم، في المتصفح، دون تثبيت أي شيء. بطاقة الزيارة والوصفة تُقرآن على شاشة الهاتف؛ وإدخال يوم كامل أريح على حاسوب أو لوحة.

كيف يعمل